近年来,落实国家“放管服”政策已成为高校政府采购的主旋律,如何运用数智化技术提升校采政采效益,成为业界关注的焦点。日前,高校政府采购全流程数智化圆桌会在北京召开,来自中国人民大学、中国传媒大学、同济大学、武汉大学、烟台大学、陕西科技大学等多所高校的相关负责人以及京东企业业务、神州浩天等企业代表,围绕如何推动高校政府采购全流程数智化落地的相关议题展开深入探讨。

破解校采政采数智化采购难点 打造一站式数智采购服务

在“放管服”改革背景下,财政部门扩大高校政府采购自主权,特别是在教学、科研活动的仪器设备采购方面赋予了高校更大的自主采购空间。本次圆桌会上,有高校专家表示,当前高校采购自主权扩大后,对于高校采购工作而言,面对的挑战以及困难也越来越多。一方面,采购限额标准以下项目,如果全部归集到学校专职采购职能部门,可能出现工作繁重难以提供更优质服务的情况;如果全部放给教师自主采购,又增加了操作不规范带来的审计风险。

在此背景下,建设符合时代发展和学校需要的采购信息化平台,为高校教师提供更多便捷采购渠道,已成为建设高效管理院校的“必修课”。然而,由于高校采购隶属政府采购,因其独特性使得数智化难以“照搬”企业采购。一方面,高校采购涉及大量环节,需要和招投标系统、财务系统、合同管理系统、资产管理系统、央采系统等众多系统对接,如何保持各系统之间良好的兼容性成为一大挑战;此外,大多数服务商仅服务于企业,缺乏对于政府采购的深刻理解以及服务经验,且不具备顶层设计能力,使得高校数智化转型效果有限。

在本次圆桌会上,也有高校的嘉宾分享了在数智化采购推进过程中的痛点、难点。根据教育部规定,资产单台1000元以上的采购都要建账。但学校在执行过程中,从采购发起资产建账、招投标、采购到验收等环节涉及到不同部门,而不同部门的系统由多个供应商提供,想做到信息完全无损耗和无误差的连接非常困难。

对于高校而言,选择自建采购平台方案,无论是各个系统的顺畅对接,还是后期平台运营维护,都是巨大的挑战。在圆桌会现场,有嘉宾认为,更好地借助外部经验、引入成熟的第三方数智化解决方案是高校采购数智化转型的必要条件。

围绕校采政采需求,京东打造了公共采购专属数智化解决方案——中采云平台,在此基础上形成高校采购商城,为多所“双一流”高校提供数智化采购服务。京东中采云支持服务供应链一站式管理,无缝整合京东商品供应链,支持自动对账、报销、资产登记入库等功能,具备灵活的审批流程配置功能,实现采购绩效和价值的量化和可视化,成为采购管理与服务的“数字驾驶舱”。高校师生可在PC和APP双端采购,随时随地感受采购的便捷体验。

系统集成流程贯通 构建校企采购数智化合作标杆

中国人民大学招标与采购管理中心副主任杨敏表示,采购全流程数智化平台应让采购更便捷、管理更高效。总体来看,一是采购全程要合规。用数字技术辅助采购全流程,让采购规则内嵌到采购管理系统中,减少人为决策出现风险的可能性;二是采购管理要高效。比如通过节点式提醒,各方可协同助力政府采购工作快速开展;三是采购过程要全公开。20万元以下属于自行采购范围的产品可在电子卖场直接下单,如果电子卖场没有相应品类,可通过比价、反拍和电子竞价模块进行采购。

论坛上,陕西科技大学招标与采购处处长张学平也谈到,希望借助于大数据、区块链和人工智能等前沿技术的采购管理与数字服务驾驶舱,对高校采购数据进行精准分析和匹配,为决策提供数据依据,为高校科学化精细化管理手段创新提供实践依据,从而促进高等教育高质量发展。

过去几年,已有众多高校开启了数智化采购的探索之旅。论坛现场,同济大学分享了在采购数智化转型过程中,实现采购全流程信息流的打通,构建符合监管要求的高校采购模式的成功经验。据同济大学招标与采购管理办公室姜安鹏老师介绍,目前,同济大学在部分采购方式中通过对接采购管理系统与校方原有的财务管理、资产管理系统,将校内预算、采购、报销、资产管理全流程打通,让师生实现“一键采购”。

具体来看,依托京东智能采购技术,教师登录采购管理系统进入平台选购商品,下单后会自动生成申购单,提交审批时对接学校财务系统实现经费自动冻结,到货确认后在资产管理系统生成验收单,同济大学各职能部门再和京东企业业务一月一结进行统一核算,完善资产入账及财务结算环节,有效降低同济大学师生在零星采购中耗费的时间,将更多精力投入到教学科研工作中。

“数智化采购不仅可以提升学校管理的效率和质量水平,同时解决了信息孤岛、复杂流程集成化、单点登录、权限整合等技术问题,满足高校数智化管理系统对稳定、安全、灵活扩展等要求。”同济大学招标与采购管理办公室姜安鹏老师表示。

“京东作为企业数智化采购服务的领军者,一直高度关注高校采购数智化这一领域,京东基于京东中采云SaaS平台,能够助力高校采购全程留痕,可视化、可追溯,有效提高采购的合规管理水平。此外,京东中采云提供的数据洞察能力,能够帮助学校方便地进行数据智能分析,大幅提升采购管理效率。目前,京东中采云已经入驻清华大学、北京大学、中国人民大学、暨南大学、南京理工大学等众多知名高校,得到了广泛应用。” 京东企业业务公共客户业务部总经理张浩林表示。

数智化的供应链管理是高等院校管理升级不可或缺的环节之一,构建全流程透明、高效、可追溯的采购管理机制将是未来趋势。业内人士表示,深化信息技术与高校运营管理的融合,加快高校采购的数智化进程,将有利于推动数字校园建设再上新台阶。